Denetim planlamasını engelleyebilecek ve olumsuz sonuçlara yol açabilecek yaygın varsayımlardan nasıl kaçınılmalı ve dikkat edilmelidir. Peki, optimum denetim/müşteri ilişkisini kolaylaştırmak için ne yapabilirsiniz? En önemli başarı faktörlerinden biri, kuruluş kültürünüze uygun ve yalnızca uyumluluk girişimlerinizi değil aynı zamanda iş hedeflerinizi de desteklemeye kararlı bir denetçi seçmektir.

Kültür önemlidir çünkü denetim kişilerarası ilişkileri ve iletişimi içerir. İş hedeflerinizi anlayan ve destekleyen bir denetçinin en iyi ortak olmasını sağlar.

Denetçide aranacak nitelikler:

• İşletmeniz ve kuruluşunuzun nasıl işlediği hakkında bilgi edinmek için istekli olun.
  • İşle ilgili keşif sorularını “meraklı” veya “zorba” olarak yanlış yorumlamamaya dikkat edin. Bu sorular, denetçinizin işinizi ve kuruluşunuzun iş yapma biçimi dahilinde nasıl denetim yapılacağını gerçekten anlamaya çalıştığını gösterir.
• Denetim gerekliliklerinin ardındaki iş etkenlerinizi anlamaya çalışır.
  • Raporun veya denetçinizin üreteceği sertifikanın okuyucuları veya son kullanıcıları kimlerdir?
  • Zaman çizelgelerini yönlendiren faktörler nelerdir? Potansiyel bir sözleşme mi yoksa müşteri ilişkisi mi?
• Denetim süreçlerinde esnektir ve kuruluşun süreçlerine ve belirli normlarına uyum sağlar.
• Kuruluşun benzersiz risk faktörlerini kabul eder ve bir sorunu değerlendirirken bunlardan yararlanır.
• Akıllı teknolojiyi (kanıt iş akışları, raporlama kontrol panelleri ve otomasyon) denetim süreçlerine dahil etmeye çalışır.
  • Denetim ve uyumluluk ortamı bir dönüşümden geçiyor. Teknolojiden yararlanarak denetiminiz boyunca yenilik ve verimlilik için yüksek standartları koruyun.

Denetçinizi seçtiniz, şimdi ne olacak? Denetçinizle ortaklığa adım atmanız için birkaç hızlı ipucu:

• Planlama toplantınızı iç denetim veya GRC inceleme döngüsünüz başlamadan ÖNCE gerçekleştirin.
  • Kilit denetim faaliyetlerini teyit edin ve saha çalışması zamanlamasını denetleyin.
  • Beklenen kapsam değişikliklerini veya personel değişikliklerini onaylayın.
• Denetçiyi, denetimin kapsamını etkileyebilecek temel iş etkenleri konusunda eğitin.
  • Bağlam önemlidir. Her kuruluş farklıdır; dolayısıyla işletmenizin nasıl çalıştığını ve üst düzey stratejinizi iletmek, denetçinin yaklaşımı uyarlamasına yardımcı olur.
  • Denetçinin bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olabilmesi veya en azından sektör bilgisine dayalı beklentileri yönetebilmesi için “denetim hedeflerinizi” planlama oturumunda paylaşın.
    • Örnek: Karmaşık ortamlar için, denetim ekibinin müşterinin işi ve yapısı hakkında eğitim aldığı gün boyu, yüz yüze eğitim kamplarını kolaylaştırmak amacıyla geçmişte müşterilerle ortaklık kurdum. Bu, işbirliğini ve bilgi aktarımını artırarak daha sorunsuz bir denetim sürecine yol açar.
• Bir iletişim planı oluşturun.
  • Ekibiniz için en iyi işbirliği platformu hangisi? E-posta mı? Gevşek? Takımlar mı?
  • Tüm iletişimlerden kim haberdar edilmelidir? İletişim hiyerarşisi için yazılı bir plan oluşturun.
    • Bu, denetim başlangıç ​​destenizdeki bir kontrol listesi kadar basit veya RACI Matrisi kadar resmi olabilir.
• Denetim planlama toplantınızda taktiksel olun.
  • Kaynak kısıtlamalarını göz önünde bulundurun.
    • Mühendisleriniz denetim zaman dilimleri sırasında müsait mi?
  • Denetimi kolaylaştıran teknolojiden yararlanmayı düşünün.
    • Denetçilerinizi mevcut bir GRC platformuna dahil ediyor musunuz?
    • GRC ekibinizi bir denetçi uyumluluk yönetimi platformuna dahil ediyor musunuz ?
    • İlgili tarafların platformları kullanmak için gerekli erişim ve eğitimleri var mı?

Bu faaliyetlere önceden zaman ayırmak bir yük gibi gelebilir, ancak aynı derecede adanmış bir denetçi ekibiyle bu katılım şüphesiz denetim yorgunluğunun azalmasına ve kuruluşunuz için uzun vadeli zaman tasarrufuna yol açacaktır.

Bir müşterinin sürprizlerden nasıl kaçınabileceğini ve iyi planlama ve işbirliğine olanak tanıyan güvenilir bir ilişkiyi nasıl kurabileceğini ele aldık. Peki ya denetçiler? Ne yapabiliriz?

Denetçilerin yaptığını gördüğüm en büyük ve en yaygın gözetim, denetime işlemsel bir hizmet gibi davranılmasıdır. “Bana kanıt ver; Sana bir rapor veriyorum. Son.” Sorular sorarlar, sonuçları belgelendirirler ve dışarı çıkarlar. Bu, pek çok denetçinin takip ettiği bir iş modeli olsa da ve zamandan tasarruf sağlıyormuş gibi görünse de bunun uzun vadede olmayacağını garanti edebilirim. Bu nitelikteki bir denetim bir tehlike işareti olabilir.

Sonuçta sorunsuz bir denetim, ortaklığa ve hazırlığa bağlıdır. İşbirliğine dayalı bir ilişki oluşturmak için bu taktiklere zaman ayırmak, kuruluşa ve denetçiye uzun vadede fayda sağlayacaktır.